Firmengedächtnis · KMU in Luzern und der Deutschschweiz
Wissensmanagement für Unternehmungen
Abläufe, Kundenwissen, Offerten und Zahlen liegen heute in Köpfen, Postfächern und Ordnern. Ich bündle sie in einem Nachschlagewerk: Du fragst in normaler Sprache und bekommst die Antwort mit Fundstelle – auch wenn die Person, die es sonst weiss, gerade nicht da ist.
Beispiel aus dem KMU-Alltag
Was sich bei einer Frage ändert
Ein typisches Beispiel: Eine neue Mitarbeiterin will wissen, wie bei einem Kunden letztes Jahr die Nachträge abgerechnet wurden.
Vorher
- Kollegen fragen, wer das damals gemacht hat
- Im Postfach und in Ordnern nach der alten Offerte suchen
- Warten, bis die zuständige Person aus den Ferien zurück ist
- Im Zweifel neu entscheiden – und vielleicht anders als beim letzten Mal
Nachher
- Frage in normaler Sprache stellen
- Antwort mit Fundstelle: die Offerte und die Notiz dazu
- Die Antwort lässt sich an der Quelle prüfen
- Steht es nirgends, heisst die Antwort «nicht gefunden» statt einer Vermutung
Was das Firmengedächtnis kann
Vier Wege zur richtigen Antwort
Alles nachschlagen
Abläufe, Kundenwissen, bewährte Formulierungen und Offerten-Beispiele liegen als lesbare Textdateien an einem Ort, geordnet nach Bereichen wie Vertrieb, Finanzen oder Kunden. Jede Antwort nennt ihre Fundstelle, damit du sie prüfen kannst. Was nicht in der Ablage steht, wird nicht erfunden.
Zahlen genau beantworten
Beträge, Mengen, Preise oder Stunden gehören nicht in einen Fliesstext, sondern in eine Tabelle. Fragen nach Summen und Werten werden dort beantwortet – auf den Franken genau und in Excel nachrechenbar.
Grosse Dokumente finden
Handbücher, Verträge, Kataloge: Bei langen Dokumenten wird nicht das ganze Werk gelesen, sondern die passende Stelle herausgesucht – wie in einer Bibliothek, in der jemand weiss, wo was steht. Beim Einlesen gehen die Dokumente nicht an Dritte.
Am Morgen auf dem Laufenden
Neues kommt als Datei oder Sprachnotiz dazu. In der Nacht wird es eingeordnet und verknüpft. Am Morgen liegen fünf Punkte bereit – was neu ist, was offen ist, was auffällt –, per Mail oder Chat.
In vier Schritten
So läuft es ab
Erstgespräch (30 Minuten, kostenlos)
Du erzählst mir, wo in deiner Firma Wissen gesucht wird und welche Fragen immer wieder kommen. Du bekommst eine ehrliche erste Einschätzung, ob sich ein Firmengedächtnis lohnt.
Analyse und Offerte
Wir legen fest, welche Fragen es beantworten soll, welche Unterlagen hineinkommen und welche Bereiche gesperrt bleiben. Danach erhältst du eine Offerte mit fixem Preis oder Tagessatz.
Aufbau und Wissen sammeln
Ich richte die Ablage ein und lese deine Unterlagen ein. Dazu kommen kurze Gespräche mit den Leuten, die die Arbeit tatsächlich machen – denn die Praxis weicht oft vom Handbuch ab.
Prüfen und Einführen
Wir testen mit echten Fragen aus deinem Alltag: Stimmt die Antwort, ist die Fundstelle genannt? Danach zeige ich deinem Team die Bedienung und bleibe Ansprechpartner, wenn neue Bereiche dazukommen.
Kosten
Was kostet das?
Das hängt vom Umfang ab: wie viele Bereiche, welche Unterlagen und ob Zahlen-Tabelle und Dokumentensuche dazugehören. Du kannst klein beginnen, mit einem einzigen Bereich, und später ausbauen. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhältst du eine Offerte – du weisst vor dem Start, was es kostet.
Erstgespräch vereinbarenFAQ – Firmengedächtnis
Häufige Fragen
Steckt dahinter künstliche Intelligenz?
Ja. Im Hintergrund formuliert ein Sprachmodell die Antworten. Es antwortet nur auf Grundlage deiner Ablage, nennt die Fundstelle und sagt «nicht gefunden», wenn etwas nicht drinsteht.
Wo liegen meine Daten?
Die Ablage läuft immer auf einem Rechner bei dir vor Ort – nie bei mir, nicht in einer Cloud-Datenbank. Alle Daten gehören dir und bleiben bei dir. Was das Sprachmodell lesen darf, legst du fest; sensible Bereiche bleiben gesperrt. Es sieht nur die Textstellen, die zu einer Frage gefunden werden.
Was, wenn eine Antwort nicht stimmt?
Jede Antwort nennt ihre Fundstelle, du kannst sie also direkt prüfen. Fehlt eine Information, wird die Unterlage nachgeliefert statt geraten. Die fachliche Richtigkeit prüfst du mit – du kennst deine Firma am besten.
Muss mein Team ein neues Programm lernen?
Nein. Gefragt wird per Chat oder Mail in normaler Sprache. Neue Unterlagen legt man in einen Ordner oder schickt eine Sprachnotiz.
Bin ich danach von smartnow abhängig?
Nein. Das Wissen liegt in lesbaren Textdateien, die dir gehören – du kannst sie jederzeit mitnehmen und ohne mich öffnen.
Für welche Firmen lohnt sich das?
Für Firmen, in denen viel Wissen in Köpfen, Mails und Dokumenten steckt und dieselben Fragen immer wieder kommen – etwa Treuhand, Handwerk, Verwaltung oder Beratung. Fehlt eine digitale Ablage, kommt zuerst die Digitalisierung. Lohnt es sich nicht, sage ich dir das.
Aus Luzern, für die ganze Deutschschweiz
smartnow ist in Luzern zu Hause. Hinter smartnow steht Pedro Marcos mit über 25 Jahren Erfahrung in Controlling und Finanzen. Erstgespräche führe ich vor Ort oder online, Projekte setze ich in der ganzen Deutschschweiz um.
Weitere Leistungen
Bereit, Wissen nicht mehr zu suchen?
Erzähl mir, welche Fragen in deiner Firma immer wieder kommen. In 30 Minuten weisst du, ob ein Firmengedächtnis passt – kostenlos und unverbindlich.
pedro.marcos@smartnow.ch