Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) ist:

smartnow, Einzelunternehmen
Pedro Marcos
Sälihalde 25
6005 Luzern
Schweiz
E-Mail: kontakt@smartnow.ch

2. Geltungsbereich und Grundsätze

2.1 Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche Personendaten smartnow im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit und auf ihrer Website bearbeitet, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte den betroffenen Personen zustehen.

2.2 smartnow bearbeitet Personendaten nach den Grundsätzen der Rechtmässigkeit, von Treu und Glauben, der Verhältnismässigkeit, der Zweckbindung sowie der Richtigkeit und Datensicherheit.

2.3 Als Personendaten gelten alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Da auch Inhaber von Einzelunternehmen natürliche Personen sind, fallen deren Daten unter diese Erklärung.

3. Bearbeitete Daten und Zwecke

3.1 Kontakt- und Kundendaten: Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie im Rahmen der Zusammenarbeit ausgetauschte Korrespondenz. Zweck: Anbahnung, Abschluss und Abwicklung von Verträgen, Kommunikation, Rechnungsstellung.

3.2 Auftrags- und Inhaltsdaten: Informationen, Unterlagen und Daten, die der Kunde smartnow zur Leistungserbringung übergibt oder die in KI-gestützte Arbeitsabläufe einbezogen werden. Zweck: Erbringung der vereinbarten Leistungen, insbesondere Analyse, Entwicklung und Betrieb von Automatisierungs- und KI-Lösungen. Soweit smartnow dabei Personendaten im Auftrag eines Kunden bearbeitet, ist der Kunde für die Bearbeitung verantwortlich; es gilt die zwischen den Parteien vereinbarte Vereinbarung über die Auftragsbearbeitung.

3.3 Kontaktformular und E-Mail: Angaben, die über das Kontaktformular der Website oder per E-Mail übermittelt werden (Name, E-Mail-Adresse, Firma – optional, Nachricht, Angabe zur Kontaktquelle). Zweck: Bearbeitung der Anfrage und allfällige Folgefragen. Die über das Kontaktformular übermittelten Daten werden in einer Datenbank in der Schweiz gespeichert (Hosting: Supabase, Region Zürich). Bestätigungs- und Benachrichtigungs-E-Mails werden über den Schweizer Hosting-Anbieter Infomaniak versendet.

3.4 Daten aus öffentlichen Quellen für die Geschäftsanbahnung: Angaben zu Unternehmen und deren Ansprechpersonen aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Handelsregister, Firmenwebsites und Firmenverzeichnisse (Name, Firma, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Branche). Zweck: Information über Angebote und Anbahnung von Geschäftsbeziehungen. Betroffene Personen können einer weiteren Bearbeitung und Kontaktaufnahme jederzeit widersprechen, per E-Mail an kontakt@smartnow.ch oder per Post an die unter Ziffer 1 genannte Adresse; ein kurzer Hinweis genügt.

3.5 Technische Daten: Bei Nutzung der Website allenfalls IP-Adresse, Browsertyp, Zugriffszeitpunkt und ähnliche Protokolldaten. Zweck: Betrieb, Sicherheit und Verbesserung der Website. Diese Website wird bei der Infomaniak Network SA (Schweiz) gehostet; die Server befinden sich in der Schweiz. Die Website verwendet keine Cookies und keine Analyse- oder Tracking-Dienste (Stand: Oktober 2026). Es werden keine Besucherprofile erstellt.

3.6 smartnow bearbeitet Personendaten nur, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage bzw. Einwilligung vorliegt.

4. Bearbeitung im Zusammenhang mit KI-Systemen

4.1 Zur Leistungserbringung setzt smartnow KI-Systeme ein. Beim Einsatz im Auftrag eines Kunden gilt dessen Vereinbarung über die Auftragsbearbeitung; dort sind die eingesetzten Dienste und Datenstandorte geregelt.

4.2 Auf der Website bietet smartnow einen KI-Assistenten an. Eingegebene Nachrichten werden zur Beantwortung der Fragen an einen KI-Dienstleister übermittelt und dort bearbeitet: Infomaniak (Infomaniak AI Services, Modell Apertus), mit Sitz und Datenbearbeitung in der Schweiz. Die Anfragen werden dort nicht gespeichert und nicht zum Training verwendet. Werden im Gespräch Kontaktdaten genannt (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), speichert smartnow diese in der Schweiz (Supabase, Region Zürich), um den Kontakt aufnehmen zu können.

4.3 smartnow ist bestrebt, personenbezogene oder vertrauliche Daten so weit wie möglich zu minimieren oder zu anonymisieren, bevor sie in KI-Systeme eingegeben werden, und bevorzugt Dienste, die Daten in der Schweiz oder in einem Staat mit angemessenem Datenschutzniveau bearbeiten und keine Speicherung vornehmen.

4.4 Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass er berechtigt ist, die von ihm eingebrachten Daten für diese Bearbeitung zu verwenden.

5. Bekanntgabe an Dritte und Auftragsbearbeiter

5.1 smartnow gibt Personendaten nur weiter, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder eine Einwilligung vorliegt.

5.2 smartnow setzt sorgfältig ausgewählte Auftragsbearbeiter ein (z. B. IT-, Hosting- und KI-Dienstleister wie Infomaniak und Supabase), die Personendaten ausschliesslich weisungsgemäss und im vereinbarten Umfang bearbeiten.

6. Datenübermittlung ins Ausland

6.1 Die Bearbeitung der Personendaten erfolgt grundsätzlich in der Schweiz. Im Rahmen des Einsatzes von Dienstleistern können Personendaten in Staaten mit angemessenem Datenschutzniveau (u. a. EU/EWR) übermittelt werden.

6.2 Erfolgt eine Übermittlung in einen Staat ohne angemessenes Datenschutzniveau oder ein möglicher Zugriff aus einem solchen Staat (z. B. durch den Support eines Anbieters), stellt smartnow einen angemessenen Schutz durch geeignete Garantien sicher, namentlich durch Standardvertragsklauseln oder gleichwertige Massnahmen nach Art. 16 DSG.

7. Aufbewahrung und Löschung

7.1 smartnow bewahrt Personendaten nur so lange auf, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtlich zehn Jahre für Geschäftsunterlagen) dies verlangen.

7.2 Nicht mehr benötigte Personendaten werden datenschutzkonform gelöscht oder anonymisiert. In Sicherungskopien können Daten während der üblichen Aufbewahrungsdauer der Sicherungen (bis zu zwölf Wochen) weiterbestehen; danach werden sie automatisch überschrieben.

8. Datensicherheit

smartnow trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Verfälschung zu schützen. Eine absolute Sicherheit bei der Datenübertragung, insbesondere über das Internet, kann jedoch nicht gewährleistet werden.

9. Rechte der betroffenen Personen

9.1 Betroffene Personen haben im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere das Recht auf Auskunft über die bearbeitete Personendaten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung sowie auf Datenherausgabe oder -übertragung.

9.2 Zur Ausübung dieser Rechte kann sich die betroffene Person jederzeit an die unter Ziffer 1 genannte Adresse wenden. Zur Identitätsprüfung kann smartnow einen geeigneten Nachweis verlangen.

9.3 Betroffenen Personen steht ausserdem das Recht zu, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) eine Anzeige einzureichen.

10. Änderungen

smartnow kann diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Massgebend ist die auf der Website publizierte bzw. dem Kunden mitgeteilte jeweils aktuelle Fassung.