Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) ist:

smartnow, Einzelunternehmen
Pedro Marcos
Sälihalde 25
6005 Luzern
Schweiz
E-Mail: kontakt@smartnow.ch

2. Geltungsbereich und Grundsätze

2.1 Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche Personendaten smartnow im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit und auf ihrer Website bearbeitet, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte den betroffenen Personen zustehen.

2.2 smartnow bearbeitet Personendaten nach den Grundsätzen der Rechtmässigkeit, von Treu und Glauben, der Verhältnismässigkeit, der Zweckbindung sowie der Richtigkeit und Datensicherheit.

2.3 Als Personendaten gelten alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Da auch Inhaber von Einzelunternehmen natürliche Personen sind, fallen deren Daten unter diese Erklärung.

3. Bearbeitete Daten und Zwecke

3.1 Kontakt- und Kundendaten: Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie im Rahmen der Zusammenarbeit ausgetauschte Korrespondenz. Zweck: Anbahnung, Abschluss und Abwicklung von Verträgen, Kommunikation, Rechnungsstellung.

3.2 Auftrags- und Inhaltsdaten: Informationen, Unterlagen und Daten, die der Kunde smartnow zur Leistungserbringung übergibt oder in KI-gestützte Arbeitsabläufe einbringt. Zweck: Erbringung der vereinbarten Beratungs- und Unterstützungsleistungen.

3.3 Kontaktformular und E-Mail: Angaben, die über das Kontaktformular der Website oder per E-Mail übermittelt werden (Name, E-Mail-Adresse, Firma – optional, Nachricht, Angabe zur Kontaktquelle). Zweck: Bearbeitung der Anfrage und allfällige Folgefragen. Die über das Kontaktformular übermittelten Daten werden in einer Datenbank in der Schweiz gespeichert (Hosting: Supabase, Region Zürich). Bestätigungs- und Benachrichtigungs-E-Mails werden über den Schweizer Hosting-Anbieter Infomaniak versendet.

3.4 Technische Daten: Bei Nutzung der Website allenfalls IP-Adresse, Browsertyp, Zugriffszeitpunkt und ähnliche Protokolldaten. Zweck: Betrieb, Sicherheit und Verbesserung der Website. Diese Website wird bei der Infomaniak Network SA (Schweiz) gehostet; die Server befinden sich in der Schweiz. Die Website verwendet keine Cookies und keine Analyse- oder Tracking-Dienste (Stand: August 2026). Es werden keine Besucherprofile erstellt.

3.5 smartnow bearbeitet Personendaten nur, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage bzw. Einwilligung vorliegt.

4. Bearbeitung im Zusammenhang mit KI-Systemen

4.1 Zur Leistungserbringung setzt smartnow KI-Systeme von Drittanbietern ein (z. B. Sprachmodelle wie GPT, Claude oder Gemini). Dabei können vom Kunden bereitgestellte Daten an diese Anbieter übermittelt und dort bearbeitet werden.

4.2 Auf der Website bietet smartnow einen KI-Assistenten an. Eingegebene Nachrichten werden zur Beantwortung der Fragen an einen KI-Dienstleister übermittelt und dort bearbeitet.

4.3 smartnow ist bestrebt, personenbezogene oder vertrauliche Daten so weit wie möglich zu minimieren oder zu anonymisieren, bevor sie in KI-Systeme eingegeben werden, und bevorzugt Dienste mit reduzierter oder ohne Datenspeicherung («Zero Data Retention»).

4.4 Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass er berechtigt ist, die von ihm eingebrachten Daten für diese Bearbeitung zu verwenden.

5. Bekanntgabe an Dritte und Auftragsbearbeiter

5.1 smartnow gibt Personendaten nur weiter, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder eine Einwilligung vorliegt.

5.2 smartnow setzt sorgfältig ausgewählte Auftragsbearbeiter ein (z. B. IT-, Hosting- und KI-Dienstleister wie Infomaniak und Supabase), die Personendaten ausschliesslich weisungsgemäss und im vereinbarten Umfang bearbeiten.

6. Datenübermittlung ins Ausland

6.1 Im Rahmen des Einsatzes von Dienstleistern und KI-Systemen können Personendaten ins Ausland übermittelt werden, insbesondere in die USA und weitere Länder.

6.2 Erfolgt eine Übermittlung in einen Staat ohne angemessenes Datenschutzniveau, stellt smartnow einen angemessenen Schutz durch geeignete Garantien sicher, namentlich durch Standardvertragsklauseln oder gleichwertige Massnahmen.

7. Aufbewahrung und Löschung

7.1 smartnow bewahrt Personendaten nur so lange auf, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtlich zehn Jahre für Geschäftsunterlagen) dies verlangen.

7.2 Nicht mehr benötigte Personendaten werden datenschutzkonform gelöscht oder anonymisiert.

8. Datensicherheit

smartnow trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Verfälschung zu schützen. Eine absolute Sicherheit bei der Datenübertragung, insbesondere über das Internet, kann jedoch nicht gewährleistet werden.

9. Rechte der betroffenen Personen

9.1 Betroffene Personen haben im Rahmen des anwendbaren Rechts insbesondere das Recht auf Auskunft über die bearbeiteten Personendaten, auf Berichtigung unrichtiger Daten, auf Löschung sowie auf Datenherausgabe oder -übertragung.

9.2 Zur Ausübung dieser Rechte kann sich die betroffene Person jederzeit an die unter Ziffer 1 genannte Adresse wenden. Zur Identitätsprüfung kann smartnow einen geeigneten Nachweis verlangen.

9.3 Betroffenen Personen steht ausserdem das Recht zu, beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) eine Anzeige einzureichen.

10. Änderungen

smartnow kann diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Massgebend ist die auf der Website publizierte bzw. dem Kunden mitgeteilte jeweils aktuelle Fassung.