Rechnungsverarbeitung automatisieren · KMU in Luzern und der Deutschschweiz
Rechnungen verarbeiten, ohne abzutippen.
Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst, geprüft und abgelegt. Die Freigabe geht per Klick an die zuständige Person. Ich richte das auf deinen bestehenden Werkzeugen ein, ohne dass du ein neues System lernen musst.
Beispiel aus dem KMU-Alltag
Was sich bei der Rechnung ändert
Ein typisches Beispiel: Eine Lieferantenrechnung kommt als PDF per E-Mail.
Vorher
- Rechnung im Postfach finden, öffnen, eventuell ausdrucken
- Absender, Betrag, Datum und Fälligkeit von Hand erfassen
- Beleg in den richtigen Ordner ablegen
- Zur Freigabe weiterleiten und nachfragen, ob sie erledigt ist
- Am Monatsende zusammensuchen, was noch offen ist
Nachher
- Absender, Betrag und Datum werden automatisch aus der Rechnung gelesen
- Der Beleg landet geordnet im richtigen Ordner
- Die Freigabe geht per Klick an die zuständige Person
- Auf einen Blick sichtbar, welche Rechnungen noch offen sind
Wie viel Zeit das bei dir ausmacht, hängt von Anzahl und Art deiner Belege ab. Mit dem Rechner auf der Startseite kannst du es selbst abschätzen.
In vier Schritten
So läuft es ab
Erstgespräch (30 Minuten, kostenlos)
Du zeigst mir, wie Rechnungen heute bei dir ankommen und weiterlaufen. Du bekommst eine ehrliche erste Einschätzung, ob und wo sich Automatisierung lohnt.
Analyse und Offerte
Ich schaue mir Eingangskanäle, Ablage, Freigaben und Buchhaltung an und lege fest, was automatisch laufen soll und was bewusst in deiner Hand bleibt. Danach erhältst du eine Offerte mit fixem Preis oder Tagessatz.
Umsetzung auf deinen Werkzeugen
Ich baue die Lösung dort auf, wo du schon arbeitest – E-Mail, Ablage, Buchhaltung, Excel. Ein einzelner Prozess ist oft in ein bis zwei Wochen umgesetzt.
Einführung und Begleitung
Ich zeige dir und deinem Team die Bedienung und bleibe danach Ansprechpartner, wenn neue Lieferanten oder Abläufe dazukommen.
Kosten
Was kostet das?
Das hängt von der Grösse des Ablaufs ab: wie viele Belege, über welche Kanäle, mit welchen Freigaben und Systemen. Deshalb gibt es keinen Pauschalpreis von der Stange. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhältst du eine Offerte – du weisst vor dem Start, was die Lösung kostet.
Erstgespräch vereinbarenFAQ – Rechnungsverarbeitung
Häufige Fragen
Funktioniert das mit meiner Buchhaltung?
In der Regel ja. Die Automatisierung baut auf deinen vorhandenen Werkzeugen auf – Buchhaltung, E-Mail, Ablage oder Excel. Welche Daten direkt übernommen werden können, klären wir in der Analyse.
Wer gibt die Rechnungen frei?
Weiterhin du oder die Person, die du bestimmst. Die Automatisierung übernimmt das Erfassen und Ablegen, die Freigabe bleibt ein bewusster Klick.
Was passiert mit Rechnungen, die per Post kommen?
Papierrechnungen werden eingescannt und laufen danach denselben Weg wie Rechnungen per E-Mail.
Wie lange dauert die Einführung?
Ein einzelner Prozess ist oft in ein bis zwei Wochen umgesetzt. Nach der Analyse erhältst du einen konkreten Zeitplan.
Wo liegen meine Daten?
Deine Daten bleiben bei dir oder in der Schweiz. Die Lösung wird so aufgebaut, dass sie das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) erfüllt, und die Zugriffe sind klar geregelt.
Lohnt sich das auch bei wenigen Rechnungen?
Das klären wir im Erstgespräch. Entscheidend ist, wie viele Belege anfallen und wie viel Handarbeit heute daran hängt. Wenn sich eine Automatisierung nicht lohnt, sage ich dir das.
Aus Luzern, für die ganze Deutschschweiz
smartnow ist in Luzern zu Hause. Hinter smartnow steht Pedro Marcos mit über 25 Jahren Erfahrung in Controlling und Finanzen – Rechnungsprozesse kenne ich aus der Praxis. Erstgespräche führe ich vor Ort oder online, Projekte setze ich in der ganzen Deutschschweiz um.
Weitere Leistungen
Bereit für weniger Belegarbeit?
Zeig mir, wie deine Rechnungen heute laufen. In 30 Minuten weisst du, was sich automatisieren lässt – kostenlos und unverbindlich.
pedro.marcos@smartnow.ch